Las juntas son un fenómeno recurrente en todos los trabajos, el número y el tiempo de duración varía dependiendo la oficina, de hecho, para muchos trabajadores, las reuniones pueden ser tediosas, así como una pérdida de tiempo y de productividad laboral.
En el mundo del management hay muchas preguntas en torno a las juntas: ¿Sirven? ¿a quién le sirven? ¿Cuántas hay que hacer y cuánto deben durar? Esas preguntas son respondidas en el libro “The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance”, escrito por el profesor de la Universidad de Carolina del Norte, Steven G. Rogelberg, quien realizó una investigación de 15 años que incluyó entrevistas a más de 10 mil trabajadores de distintas empresas.
Según Rogelberg, su investigación concluyó que solo hay una persona que abandona una reunión pensando que ha valido la pena: aquel que la convocó. Esto por supuesto no quiere decir que las juntas sean inútiles, ya que son esenciales para coordinar el trabajo entre los miembros de un equipo, no obstante el autor piensa que es necesario optimizarlas.
Imagen: Especial
De hecho, muchas investigaciones concluyen algo similar, por ejemplo una encuesta realizada por Microsoft, America Online y Salary.com, reveló que el promedio de los empleados solo trabajan tres días de la semana, el resto del tiempo es visto como un desperdicio y, según el 47% de los encuestados, las juntas y reuniones son vistas como la razón por la que se pierde más tiempo en la oficina.
Según el profesor Rogelberg, la satisfacción del líder en las reuniones se debe a un fenómeno que en psicología se conoce como “sesgo de inflación“, el cual, en el caso de las reuniones, opera cuando el participante más activo es el líder, además de que son quienes consideran que las reuniones son efectivas y satisfactorias, lo que contrasta con la percepción de los demás asistentes.
Tomando en cuenta que las juntas son inevitables, te damos algunos consejos de Rogelberg para planificarlas de manera más óptima y eficiente.
En primer lugar, se recomienda congregar a poca gente, ya que está probado que las reuniones con muchas personas se desvirtúan, pierden el punto y se vuelven una pérdida de tiempo. De hecho, se recomienda que las juntas se hagan con un máximo de 7 personas, ya que cada persona extra implica una reducción del 10% de la efectividad de la decisión, esto según una investigación de la consultora de recursos humanos, Bain&Company.
Imagen: Especial
En segundo lugar, las reuniones deben de durar poco tiempo, en ese sentido es bueno meter presión en el tiempo, utilizando como tiempo máximo el que se estableció de inicio, un método para hacerlas más cortas es realizándolas todos de pie.
Finalmente, hay que construir un guión claro para la reunión, esto incluye establecer metas claras y objetivos a cumplir. Al respecto Rogelber señala que imagines cómo podría salir mal una junta, así que asigna prioridades y si sale todo mal es mejor cancelar la reunión que finalizar una mal hecha, ya que se pierde tiempo y productividad.
Como podemos ver, la “juntitis” es una de las prácticas que más pueden reducir la productividad laboral.
Con información de Nec otium.
