La productividad puede mejorar con distintas formas de enfocarse a problemas, una de ella es cómo hacer y por qué se deben redactar correos electrónicos en cinco oraciones.
Al eliminar información podría ayudarte a recuperar una buena parte de tu día de trabajo y mejorar tus posibilidades de obtener respuesta.
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Según un estudio publicado por McKinsey and Company, una firma de consultoría con sede en Nueva York, un empleado promedio usa cerca del 28% de su tiempo en el trabajo para escribir y enviar correos electrónicos.
“Menos de cinco oraciones es abrupto y descortés, mientras que más de cinco es una pérdida de tiempo”, dice Guy Kawasaki, emprendedor serial.
Estas cuatro técnicas aplicadas para un correo electrónico
Tu mensaje debe responder cinco preguntas básicas
Cuando escribas un correo electrónico debe tener suficiente información como para responder a cinco preguntas: ¿Quién eres? ¿Qué quieres? ¿Por qué se lo pides a esa persona? ¿Por qué debería hacerlo? ¿Cuál es el siguiente paso?, menciona Entrepreneur.
Así de fácil, es todo lo que una persona necesita saber para tomar una decisión.
Evita detalles excesivos para recibir una respuesta
Si crees haber terminado de redactar tu mensaje, entonces vuélvelo a leer, y elimina la información “paja” y que no aporta nada antes de presionar el botón ‘Enviar’.
Si eres de la gente que siente necesario contar su historia de vida por este medio eso evitará que el receptor actúe.
Así de fácil, los mensajes de un correo electrónico muy largos o no se leen o no se responden.
Un texto más corto te ayudará a no perder el enfoque
Si te limitas a cinco oraciones te fuerzas a pensar de una forma más concisa, ayudándote a permanecer enfocado y ahorrar tiempo. Los correos electrónicos cortos también permiten que el receptor tome una decisión rápida sobre qué acción tomar, aumentando la posibilidad de responder.
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Lo breve no quita lo cortés
Puedes limitar todo menos el agradecimiento. Cuando no quieres nada más del receptor sino que expresar tu agradecimiento habla de tu educación.
