La directora del máster en Desarrollo Directivo, Inteligencia Emocional y Coaching de la EAE Business School, la profesora Merche Aranda, recomienda estos cinco tips prácticos para ayudar a que los profesionales tengan juntas de trabajo breves y eficaces.
El portal Factor Capital Humano recopiló el análisis de esta experta, quien ha estudiado cómo conseguir un equilibrio entre las tareas a realizar en el ámbito laboral y las reuniones a las que debemos acudir con frecuencia, pues “nuestro tiempo es un bien muy preciado y necesitamos optimizarlo”.
Preparación
De acuerdo con Merche Aranda, siempre es necesario que haya un “facilitador” de cada reunión, que tenga la tarea de presentar con tiempo la agenda de la junta y hacer las convocatorias necesarias, para que así los se presenten los empleados necesarios y puedan ir preparados.
Agenda
Una agenda que tiene más de tres puntos clave para tratar en una reunión se vuelve imposible de solucionar, pues siempre quedan puntos pendientes y las juntas suelen alargarse, por eso lo mejor es tener una agenda puntual y corta.
Imagen: Especial
Asignar
Para lograr que la junta sea eficiente es importante asignar tres roles funcionales a los empleados, estos son: “facilitador” de la reunión, “controlador” del tiempo y el de “presionador” de decisiones, este último se encargará de redactar los puntos acordados.
Puntualidad
La experta señala que para conseguir el objetivo de tener una reunión 100% funcional y corta, es necesario que todos los asistentes lleguen de manera puntual, para evitar que la hora programada se prolongue y perder más tiempo, es por ello, que se deben invitar sólo a las personas necesarias para tratar los temas de la agenda.
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Presentaciones
Si vas a usar presentaciones para abordar el tema, lo mejor es que estás sean ágiles y muy visuales, pues el texto sólo logrará distraer la atención de los asistentes. La información debe ser clave para el expositor y para los demás, por eso debe ser clara y precisa sobre los puntos principales.
